Conceitos Iniciais
A auditoria de frete é um “olhar cuidadoso” e constante para assegurar que não haja anomalias e ineficiência nos processos. Incorporar essa atividade na rotina da empresa, pode identificar e evitar problemas no setor logístico, como:
- Fraude nos pagamentos;
- Conluio entre funcionário e transportadora;
- Cobranças em duplicidade;
- Entre outros.
O e-book é estruturado a partir dos conceitos para iniciantes e em seguida são abordados os principais pontos de auditoria e as melhores práticas de mercado.
Boa leitura!
Objetivo da auditoria de frete
O objetivo é identificar falhas na execução do processo, divergências de valores e principalmente fraudes. Em um segundo plano, a auditoria também serve para a identificação de oportunidades de melhoria.
Se executada da maneira adequada, esse processo pode fornecer dados e relatórios analíticos para tomada de decisões, influenciando a escolha de transportadoras, planejamento orçamentário e até mesmo redefinindo o preço final de venda dos produtos, além de influenciar na satisfação dos clientes.
Uma empresa sem auditoria, pode ter problemas encobertos durante anos e anos, prejudicando a sua eficiência e a sua saúde financeira. Fazer a auditoria é ideal para evitar erros e melhorar a qualidade geral dos serviços.
Tipos de auditoria
A forma que você irá realizar a sua auditoria está relacionado ao volume de fretes, disponibilidade orçamentária e qualificação da equipe.
“A melhor solução para o seu negócio, não é a melhor solução do mercado. A melhor solução, é aquela que se encaixa na sua necessidade”.
- Auditoria interna manual
- Auditoria interna com sistema
- Auditoria terceirizada
Auditoria interna manual
Em empresas com menos volume de dados, mais tradicionais ou desatualizadas, o registro de informações pode ser manual, através de planilhas ou até mesmo em cadernos. Neste caso, a única opção é criar um processo de auditoria manual.
Por envolver mais do fator humano no processo, o ideal é ter uma acuracidade menor, uma amostragem pequena e a única forma de realizar as conferências é após o acontecimento do fato.
Vantagens
Como é feita através de planilhas, costuma ser a forma mais barata e de simples implantação.
Desvantagens
O volume de documentos pode tornar inviável a conferência manual;
Pode ser um processo muito moroso, e exigir horas de análise;
Processo mais suscetível a erros, pois envolve muito o fator de análise humana.
Auditoria interna sistematizada
Para realizar uma auditoria via sistema, em primeiro lugar, é necessário adotar um sistema para a gestão de fretes, que contenha um módulo de auditoria. Desta forma, a conferência pode ser realizada de forma automática em um tempo muito menor, além disso, um software pode realizar simulações para escolher a melhor opção de frete, acompanhar o processo de entrega e avaliar o desempenho das transportadoras.
Vantagens
Automatização do processo;
Diminuição do fator humano;
Velocidade no processo;
Realizar a auditoria com antecedência, antes de pagar o frete para a transportadora;
Acessibilidade, às informações não ficam restritas apenas ao computador de um usuário.
Desvantagens
Curva de aprendizagem: no início pode ser um pouco trabalhoso, cadastrar as informações e treinar a equipe, mas no médio prazo esse “custo” tende a desaparecer;
Custo de aquisição de software.
Auditoria terceirizada
Existe a opção de contratar auditores externos para realizar o processo, você pode contratar uma empresa de auditoria ou um consultor para realizar o papel de auditor.
Vantagens
É uma visão mais imparcial da situação, sem envolvimento com a equipe ou com nenhum tipo de fornecedor;
Caso a contratação seja de uma empresa de auditoria, existe uma rotatividade dos auditores, evitando a criação de vínculos emocionais e também possibilitando novas visões sobre a área;
Cobranças de serviços devem ser feitas por pessoas desconhecidas pelos colaboradores. Assim, quem está sendo cobrado não se sente injustiçado por um colega conhecido;
Geralmente esse profissional possui um bom Know-how, que pode contribuir muito para a área, principalmente na correção das anomalias encontradas na auditoria.
Desvantagens
É uma solução com um custo muito alto, uma vez que envolve a contratação de uma mão de obra especializada;
O trabalho é realizado sobre amostragem, portanto o nível de acuracidade está diretamente ligado ao tempo de trabalho.
Para realizar uma auditoria e encontrar possíveis anomalias e oportunidades de melhoria, será necessário reunir informações essenciais sobre o funcionamento do setor:
Tabelas de fretes;
Relatório de acompanhamento de entregas, com valores e datas;
Relatório de sinistros e extravios.
Caso você não tenha as informações acima ou se sinta inseguro com seus dados atuais, aconselhamos iniciar a implementação de um sistema logístico.
Divergências entre o frete pago e o frete negociado
Esse é um problema comum, que pode ser causado por uma simples falha no cálculo ou até mesmo indicar algum esquema fraudulento. Portanto, é muito importante criar uma rotina de conferência entre tabelas e valores cobrados.
Caso o seu controle seja por planilhas, aconselhamos realizar a conferência com mais frequência e com uma amostragem maior, pois existe mais facilidade de manipulação dos dados e erro de fórmulas.
O sistema já realiza essa conferência de forma automática, evitando o pagamento com erros ou em duplicidade. Embora o processo seja mais automático, ainda existe o risco de uma tabela estar desatualizada dentro do sistema, portanto, ainda é necessário fazer uma conferência manual.
O que procurar? Possíveis fontes da anomalia.
Tabela desatualizada no sistema ou na planilha;
Erro no cálculo do frete, este caso é mais comum em planilhas;
Cálculos feitos por fora da tabela;
Erro ao informar o peso da carga;
Pagamentos em duplicidade.
Conluio ou fraude no pagamento de fretes
Esse é um problema bem grave e que pode ser difícil de descobrir, ainda mais se a pessoa que paga os fretes é a mesma pessoa que também contrata. Às vezes, os valores roubados são pequenos, mas a longo prazo são bem representativos.
A fim de reduzir os riscos, algumas práticas são recomendadas:
O colaborador que contrata os fretes não pode ser a mesma que aprova os pagamentos;
A empresa deve possuir um módulo de aprovação de pagamentos de fretes;
Realizar um rodízio dos operadores de transporte, para evitar vínculos com transportadora;
O operador não deve ser capaz de alterar a tabela de fretes sem a aprovação do gestor.
O que procurar? Possíveis fontes da anomalia.
Fretes pagos e não realizados sem a devida justificativa;
Adulteração do peso da carga para aumentar o valor do frete;
Mudança na tabela de fretes sem aprovação;
Divergências entre o frete pago e o frete negociado;
Sinistros sem a devida tratativa.
Falta de contestação de sinistros e avarias
A falta de relatórios e histórico de dados pode fazer com que situações importantes sejam esquecidas. É recomendável ter um mapeamento preciso das situações de sinistros e avarias, a fim de identificar um padrão, que pode ser remediável.
É fundamental que todo sinistro tenha as devidas tratativas e acompanhamento, como BO na polícia e acionamento do seguro. Esses dados também servem de indicador de desempenho das transportadoras. Uma transportadora com muitas avarias ou extravios, pode e deve ser substituída.
O que procurar? Possíveis fontes da anomalia.
Alto índice de sinistro e avarias cometidos pela mesma transportadora;
Regiões onde a entrega é inviável;
Sinistros sem o devido tratamento, com BO e acionamento de seguro.
Baixo desempenho nas entregas
É importante realizar um acompanhamento mensal do desempenho das entregas, incluindo o custo do quilômetro rodado (aprenda a calcular clicando aqui). Indicadores como o OTIF (On-Time & In-Full) medem se as entregas foram feitas certas e dentro do prazo. Nós escrevemos um artigo de como calcular esse indicador, clique aqui.
O que procurar? Possíveis fontes da anomalia.
Alto índice de devolução;
Entregas erradas;
Entregas feitas fora do prazo;
Reclamações de clientes.
Fretes acima do praticado no mercado atual
É comum uma mesma empresa ficar muito tempo com um mesmo transportador, o que não deve acontecer é uma inflação de preços em relação ao praticado no mercado.
Geralmente o transportador faz uma oferta tentadora para “entrar no cliente” e depois tenta elevar o valor dos serviços. Com o passar dos anos essa mudança pode ser cada vez mais sutil, e passar despercebida.
O que procurar? Possíveis fontes da anomalia.
Alto índice de devolução;
Entregas erradas;
Entregas feitas fora do prazo;
Reclamações de clientes.
Não agrupamento de notas
O agrupamento de notas fiscais é um processo relativamente simples e que pode trazer economia à conta frete do embarcador. Resumidamente, trata-se de fazer, sempre que possível, a união de notas expedidas no mesmo dia e para o mesmo destinatário para que o transportador emita um único conhecimento, evitando assim o pagamento de frete mínimo para mais de um documento de transporte.
O que procurar? Possíveis fontes da anomalia.
Alto índice de sinistro e avarias cometidos pela mesma transportadora.
Melhores práticas de auditoria
Executor
Deve ser feita por uma pessoa imparcial e que domine o assunto em questão. Pode ser criado uma área de auditoria interna ou até mesmo selecionar um colaborador da logística, sem relação com a contratação e pagamento de fretes, para realizar o processo;
Se possível é importante fazer o rodízio dos auditores.
Periodicidade
A auditoria deve ser realizada de forma periódica, a cada 3 meses por exemplo;
Realize a auditoria de forma surpresa, mesmo que ela seja periódica, você pode alterar a data e fazer no início, meio ou fim do mês;
Se a sua empresa tiver orçamento, contrate pelo menos uma vez uma equipe de auditores externos.
Ferramentas
Indicadores: devem ser reportados e analisados de forma periódica;
Checklist de anomalias;
