Entender o que é auditoria de fretes é essencial para empresas que trabalham com transportes de mercadorias.
No dia a dia da logística podem surgir vários problemas, como duplicidade, erros de cálculos, conferência das faturas de transportadores contratados, entre outros.
A auditoria de fretes é o que vai melhorar sua administração sobre diversos fatores da empresa a fim de evitar desperdício financeiro e de tempo.
No post de hoje, você descobrirá o que esse processo pode fazer pela sua empresa.
O que é auditoria de fretes?
A auditoria de fretes é uma gestão que se faz dos processos que envolvem fretes e entregas.
Ao incorporar essa atividade na empresa, torna-se possível identificar e evitar problemas no setor logístico, como:
- Fraude nos pagamentos;
- Conluio entre funcionários e transportadora;
- Cobranças em duplicidade;
- Valores cobrados indevidamente, entre outros.
Qual o objetivo da auditoria de fretes?
Uma empresa que não se preocupa em fazer uma auditoria de fretes pode ter problemas durante anos sem nem mesmo se dar conta disso.
Esses são problemas que prejudicam não apenas a eficiência da empresa, mas também a sua saúde financeira.
Portanto, é necessário realizar o processo para evitar erros, perdas e melhorar a qualidade geral dos serviços.
Os principais objetivos dessa atividade são encontrar divergências nos valores, identificar falhas na execução do processo e, principalmente, descobrir a existência de fraudes.
Além disso, realizar a auditoria também pode ajudar a melhorar os processos de gestão de fretes.
Por exemplo, quando o processo de auditoria é conduzido corretamente, ele pode fornecer dados e relatórios analíticos para a tomada de decisões.
Assim, a auditoria influencia na escolha de transportadoras, no planejamento orçamentário e até mesmo na redefinição do preço de venda dos produtos, tendo impactos na satisfação dos clientes.
Quais são os tipos de auditoria de fretes?
Existem três principais tipos de auditoria de fretes e a forma escolhida vai depender do volume de fretes, disponibilidade orçamentária e qualificação da equipe.
Nem sempre a solução mais robusta é a melhor para sua empresa. A melhor solução é aquela que se encaixa na sua necessidade.
Veja, agora, quais são os principais tipos de auditoria:
Auditoria interna manual
Em empresas menores, com menor volume de dados ou que não passaram para a era digital ainda, pode ser que o registro de informações esteja em planilhas ou até mesmo em cadernos.
Nesses casos, a auditoria manual é a única forma de proceder. Por envolver mais o fator humano, deve-se ter o dobro de atenção e uma amostragem pequena.
Vantagens
A única vantagem desse modelo é o baixo custo, já que é tudo feito manualmente.
Desvantagens
Em determinado ponto, o volume de documentos pode tornar a análise manual inviável. Também é possível que o processo seja muito moroso, exigindo horas e mais horas de análise.
Além disso, todo o procedimento fica mais suscetível a erros, já que o fator humano é o principal responsável pelo processo.
Auditoria terceirizada
Há a possibilidade de pagar para que outra empresa realize a auditoria para você. Nesse caso, você contrata uma empresa ou consultor para realizar o procedimento externamente.
Vantagens
Por se tratar de um consultor externo, a visão é imparcial, sem envolvimento da equipe ou do fornecedor.
Normalmente, esse profissional tem muito conhecimento, podendo contribuir para o desenvolvimento da área.
Desvantagens
Entre todas as soluções, essa é a mais custosa, já que você terá que contratar o serviço toda vez que quiser realizar uma auditoria.
Além disso, o processo também pode se tornar muito invasivo, com informações confidenciais sendo necessárias para a realização do processo de auditoria.
Auditoria interna sistematizada
A auditoria interna sistematizada é aquela feita por software pelos próprios gestores da empresa ou responsáveis da área.
Em primeiro lugar é necessário adotar um sistema para gestão de fretes capaz de coletar e gerir todos os dados, chamado de TMS Embarcador.
Mas nem todo sistema serve. É necessário que ele tenha um módulo de auditoria, ou não conseguirá analisar os dados.
Vantagens
A auditoria feita por software pode ser realizada de forma automática em um tempo muito menor. O fator humano é menor também, o que diminui muito a margem para erros.
Também é possível realizar simulações para escolher a melhor opção de frete. A empresa consegue realizar a auditoria antes mesmo de pagar o frete à transportadora.
Outra possibilidade é acompanhar o processo de entrega e avaliar o desempenho das transportadoras.
Por fim, os gestores ganham muito mais mobilidade e acessibilidade. As informações ficam online e são compartilhadas por todos os pontos de acesso ao sistema, não ficando presas somente a um único computador.
Desvantagens
As únicas duas desvantagens desse sistema de auditoria são a curva de aprendizagem e o custo de aquisição do software.
Aprender a usar o sistema pode ser trabalhoso no início, especialmente na hora de cadastrar as informações e treinar a equipe.
Entretanto, vale destacar que esse problema tende a desaparecer no médio prazo, e o custo investido no software é reavido com a grande economia que ele proporciona.
Em termos gerais, a auditoria interna sistematizada é a mais adequada para a grande maioria dos casos.
Aproveite e descubra tudo que um TMS Embarcador pode fazer pela sua empresa!
