A indústria 4.0 exige o fator tecnologia para aumento da performance logística. As soluções tecnológicas modernizam os processos e mudam os cenários da gestão. Perder cargas durante o processo de distribuição, gerar documentos de forma manual ou extraviar comprovantes de entregas são problemas que podem ser evitados com o uso de um sistema TMS (Transportation Management System).
O que é um TMS?
O TMS é um software de gestão de transportes capaz de gerenciar, de forma integrada, todas as etapas relacionadas ao processo logístico.
Algumas funcionalidade de um TMS são:
- Controle completo da frota;
- Acompanhamento do fluxo de movimentação das mercadorias;
- Roteirização de coletas e entregas;
- Emissão de conhecimentos e manifesto de cargas;
- Comprovantes digitalizados;
- Gestão de subcontratados;
- Simulação e auditoria de fretes;
- Relatórios de desempenho.
Além disso, ele pode ser integrado com o ERP da empresa, facilitando o fluxo de informações contábeis, fiscais e financeiras, beneficiando outros setores da empresa.
TMS, ERP ou WMS?
O ERP (Enterprise Resource Planning) é um sistema integrado de gestão empresarial, com o objetivo de gerenciar todas as áreas de uma empresa, tais como: RH, faturamento, compras, produção, contabilidade, entre outras.
O sistema não contém funções específicas para o processo de transportes, por isso não tem tanta aderência. Geralmente ele é complementado por um software de TMS.
O WMS (Warehouse Management System) tem como propósito gerenciar e controlar os estoques. Com ele é possível realizar o controle de armazenagem e manuseio dos produtos, as etapas de estocagem, alocação de endereçamento, controle de inventário, entre outras tarefas.
O TMS atua exclusivamente com a gestão de transportes. Geralmente é dividido em módulos que atendem partes diferentes da cadeia: TMS Embarcador e TMS Transportador.
Diferença entre o TMS Embarcador e TMS Transportador
O sistema pode ser dividido em dois módulos para atender interesses específicos, conforme a natureza do usuário. Os módulos são diferentes, mas não totalmente opostos, e podem ser trabalhados em conjunto.
O TMS Transportador possui funcionalidades relacionadas ao transporte de cargas, ou seja, atende às necessidades das transportadoras, autônomos e qualquer empresa que oferece o transporte como serviço. Essa modalidade do sistema é mais abrangente e envolve mais setores e processos da empresa, como o financeiro, seguros, fiscal, contábil, entre outros.
Já o TMS embarcador é utilizado pelo responsável pelas mercadorias, e está ligado diretamente ao processo de fretes. Serve para acompanhar o deslocamento de um produto entre os diferentes pontos da cadeia de suprimentos, logo, essa solução é ideal para gerir, contratar e auditar fretes.
Atuação do TMS nas atividades mais importante do setor
Fretes:
– Cadastro de tabelas de fretes. Faz simulações de fretes e cálculos de conferência que possibilitam a auditoria, e evitando fraudes;
– Controla o fluxo de informações por EDI ou pela internet;
– Auxilia na emissão e conferência de documentação, além de liberar pagamentos e recebimentos.
Custos:
– Controla todos os valores de todo o processo, desde a coleta até a entrega;
– Calcula todos os custos de forma específica e proporcional.
Rotas:
– Escolha do melhor trajeto;
– Controle de tempo;
– Reprogramação de entregas.
5 Benefícios do TMS
1 – Controle, acessibilidade e centralização de informações
Acabe com anotações em agendas e planilhas espalhadas por vários computadores. Com um TMS adequado você será capaz de controlar e analisar um grande fluxo de informações. Os dados ficam armazenados em servidores ou na nuvem, aumentando a acessibilidade e segurança.
Na prática: Relatórios de Desempenho
Sem o TMS: Para montar um relatório é necessário reunir e consolidar dados de várias planilhas. O risco de apagar alguma fórmula é muito grande. Além disso, ainda é necessário montar uma apresentação em PowerPoint, que pode levar, em média, de 2 a 6 horas.
Com o TMS: Com a concentração da informação no sistema e cálculos automáticos, em apenas alguns minutos, é possível gerar um dashboard com gráficos e dados, que servirão de base para a tomada de decisão.
2 – Automatização para a redução de custos
Com a praticidade do sistema, é possível diminuir o tempo do preenchimento de informações rotineiras. A agilidade no processo, reduz o custo em horas gastas nas atividades.
Na prática: Auditoria de Fretes
Sem o TMS: A conferência dos fretes é feita de forma manual, confrontando informações de várias bases, como tabelas de fretes, planilhas, contratos e boletos.
Com o TMS: Basta inserir as informações no sistema uma vez, utilizando o módulo de auditoria de fretes, o sistema gera a conferência de forma automática. As divergências serão relatadas e você terá um histórico de anomalias.
3 – Acompanhamento completo do transporte
O sistema permite uma conexão entre todos participantes do processo logístico, elevando o nível de comunicação a outro patamar, tornando-se possível acompanhar todas as etapas do transporte da carga.
Na prática: Processo Logístico
Sem o TMS: O embarcador envia para o transportar um e-mail com a relação de mercadorias a serem transportadas. O e-mail corre o risco de entrar na caixa de spam e ser esquecido. Caso seja necessário atualizar alguma informação, deverá ser enviado um novo e-mail para sobrepor a informação antiga, o que pode causar confusão na hora de verificar as informações
Com o TMS: O transportador pode enviar para o embarcador um arquivo contendo as informações atualizadas referentes às coletas e entregas realizadas. E todas essas informações ficam registradas em apenas um local.
4 – Evite falhas na entrada e saída de mercadorias
Trânsito intenso, diferentes regras de rodízio veicular e restrição de horários são alguns dos fatores que dificultam o processo de entrega. Com um sistema TMS você pode confiar no endereçamento automático de mercadorias, seleção automática para expedição e comprovantes de entrega em tempo real.
Na prática: Comprovantes de Entrega
Sem o TMS: Quando alguma entrega é realizada, o recebedor assina um comprovante de entrega e deixa a cargo do motorista entregar o documento para o setor responsável. Existe um o risco de esquecimento ou extravio do documento.
Com o TMS: O comprovante pode ser digitalizado e enviado na hora para o sistema. Garanta o retorno de comprovantes entre unidades e o seu envio para os clientes.
5. Automatização de rotas, deixe o sistema pensar por você
Qual a melhor combinação de rotas para chegar em uma pequena cidade no interior de São Paulo? Por mais experiente que seja o motorista, nem sempre ele vai acertar!
Na prática: Roteirização de Rotas
Sem o TMS: Rotas determinadas pela experiência do motorista ou da equipe. O excesso de combinação de fatores de forma manual é um processo impreciso, que pode gastar muito tempo.
Com o TMS: O sistema realiza de forma automática a roteirização de coletas e entregas. Os algoritmos matemáticos que calculam para cada caso a melhor solução. Aprimore o tempo de viagens por meio do planejamento automatizado de rotas.
Com mais de 20 anos de experiência no segmento de transporte e logística, a M&O Sistemas possui expertise em tecnologia e negócios, além de uma equipe de profissionais altamente qualificados. Entre em contato com a nossa equipe e conheça as nossas soluções: https://www.mosistemas.com/solucoes/
