Entenda o que é OTIF, um importante KPI logístico, e veja como utilizá-lo para acompanhar a satisfação dos seus clientes.
Um dos mais importantes indicadores de desempenho logístico é o chamado OTIF.
A sigla é uma junção de dois outros fatores: On Time e In Full, que em tradução livre significam “A Tempo” e “Completo”.
No dia a dia, são chamados de no prazo e completo pelos gestores. Portanto, a métrica OTIF é um indicador de desempenho.
Ele investiga se o produto foi entregue ao cliente no prazo estipulado e nas condições esperadas no momento da compra.
Mas como esse indicador pode contribuir para a logística da minha empresa?
A grande vantagem dessa metodologia é a possibilidade de poder medir a satisfação dos clientes nas diferentes fases do ciclo de entrega.
Isso gera redução de custos, aumento de produtividade e melhora a fidelização de clientes.
Quer saber como funciona? Continue lendo este artigo.
O que é o OTIF?
OTIF é um KPI, ou seja, um indicador de performance. Ele é muito importante para todo o processo logístico, permitindo melhorar a tomada de decisão e avaliar se o serviço prestado está dentro das especificações.
Como dito anteriormente, a sigla é formada por dois fatores:
- On Time (no prazo): avalia se o produto foi entregue dentro do prazo combinado com o cliente no momento da compra;
- In Full (completo): analisa se o produto atende às expectativas do cliente e se foi entregue sem avarias, peças faltando ou quebras. Também são avaliados quesitos como dimensões, quantidades e qualidade.
Como calcular o OTIF?
A implementação do OTIF na operação logística demanda a organização de dados de pelo menos 6 meses atrás em duas categorias: atendido no prazo e entregue sem erro.
Mesmo que a métrica seja uma união das duas categorias, cada elemento deve também ser analisado separadamente para identificar problemas e gargalos na operação.
Vamos a um exemplo prático
Imagine que sua empresa é uma varejista e vai entregar smartphones a dez clientes.
- 8 entregas foram feitas dentro do prazo. Então, o On Time é de 80%;
- 9 entregas foram feitas sem problemas, sendo que uma delas chegou com avarias. Assim, o In Full é de 90%.
Para calcular o OTIF, usamos a seguinte fórmula:
OTIF = (On Time x In Full) / 100
No exemplo, OTIF = (80 x 90) / 100.
80 x 90 é igual a 7.200. Dividindo isso por 100, temos 72%. Ou seja, o OTIF, nesse caso, é de 72%.
Quais as vantagens de usar o OTIF nos meus negócios?
Tendo em vista que é fundamental entender a satisfação dos clientes para melhorar cada vez mais os seus serviços, a importância desse indicador fica muito clara.
Quanto mais próximo ele estiver dos 100%, maior será o seu índice de entregas perfeitas.
Além de medir a performance de entregas, o OTIF pode ajudar em outros fatores, como:
- Encontrar falhas e melhorias;
- Tomar decisões para melhorar a qualidade das entregas;
- Reduzir custos devidos a devoluções e avarias.
Como implementar o OTIF?
Vamos ver um passo a passo para a implementação de uma boa gestão logística com acompanhamento de OTIF.
1 – Conscientize os colaboradores
O acompanhamento do OTIF deve ser feito para garantir que o pedido do cliente seja entregue no prazo e sem erros.
Mas para implementar essa mudança, toda a equipe deve adotar essa filosofia.
Desde quem atende os clientes até quem faz a entrega em suas mãos, todos os colaboradores devem saber sobre o OTIF e trabalhar para melhorar esse índice.
2 – Documente todos os processos
Nada é feito sem processos e todos eles devem ser padronizados e documentados.
Defina os melhores processos para garantir um OTIF satisfatório e mostre aos colaboradores a importância de segui-los, tanto quanto possível.
3 – Registre corretamente as etapas
A coleta de informações acerca das etapas de entrega são essenciais para a tomada de decisão, correção de falhas e para o sucesso das operações de entrega.
Instrua sua equipe a sempre atualizar informações sobre entregas, devoluções, datas de agendamento e até fotos de ocorrências.
4 – Analise os dados periodicamente
O OTIF é um indicador logístico que precisa ser acompanhado de forma contínua para garantir a máxima eficiência da operação.
No início, é recomendado realizar essa análise em um intervalo de tempo menor, como semanalmente ou quinzenalmente.
Conforme seus processos vão se estabelecendo e as falhas vão sendo eliminadas, você pode aumentar esse tempo para uma análise mensal.
Além disso, entrega mal sucedidas ou mal avaliadas podem trazer valiosas informações sobre o processo para realizar melhorias.
5 – Use um software adequado
É bastante óbvio que administrar todas essas informações sem um sistema adequado seria impossível, certo?
Tendo isso em mente, certifique-se de ter um bom sistema de gerenciamento de entregas.
Além dos KPIs, existem inúmeras outras funções que são essenciais para a boa gestão logística, incluindo orçamentos, planejamento de rotas, gestão financeira e tributária, além de rastreamento de carga em tempo real.
Inclusive, aproveite que você já está aqui e saiba por que você precisa de um software de gestão de logística.
