Quem nunca derrubou café em cima da “papelada”?
Não é raro ver os arquivos de logística lotados, assim como a mesa de quem trabalha nesse setor. Notas fiscais, avisos de entrega, ordens de compra, faturas de frete, Conhecimentos de Transporte Eletrônico, entre outros.
Uma mesa desorganizada e lotada de papéis, em uma segunda de manhã, pode ser muito desmotivador, ainda mais, por que você tem tarefas mais importantes do que ficar organizando documentos.
Paperless, diga não ao comodismo!
Seguindo a onda da logística 4.0, o conceito Paperless, que em uma tradução literal, significa algo como “sem papel”, propõem diminuir e até mesmo acabar com o uso do papel impresso nas empresas. A ordem é digitalizar e terceirizar!
As principais barreiras para adoção dessa prática são: a falta de conhecimento e o comodismo. Se você se encaixa nas seguintes situações, considere repensar as suas práticas de gestão:
Por comodismo, as pessoas imprimem os documentos, simplesmente para facilitar a leitura, e depois jogam no lixo.
Por falta de conhecimento, algumas pessoas, praticam de forma despercebida a “economia burra”. Exemplo: é mais rápido jogar o documento em uma pilha, do que digitalizar. Depois, a mesma pessoa, prefere imprimir o mesmo documento novamente, do que procurar. Em um primeiro momento economiza-se tempo, porém, posteriormente gasta-se mais recursos.
A adoção dessa nova prática pode gerar vários benefícios:
- Aumento de organização e produtividade;
- Redução de custos;
- Maior segurança e rastreabilidade dos documentos;
- Aumento da sustentabilidade da empresa.
Na prática: como adotar o Paperless
1. Digitalizar e centralizar documentos na nuvem
Um passo óbvio é digitalizar os documentos, o que muitos esquecem, é que é essencial centralizar os documentos em um local seguro, com backups constantes.
Um arquivo XML de Ct-e, deve ser mantido por 5 anos em arquivo, não cometa o erro de manter os arquivos centralizados em um único computador ou servidor interno desprotegido, já pensou se esse servidor queima e você perde tudo?
A logística 4.0 exige documentos na nuvem, com backups de segurança e acesso rápido e seguro.
Sistemas online para gestão de documentos
Um sistema online de gestão de documentos deve ser capaz de localizar facilmente os documentos, possuir níveis de acesso de segurança, ser na nuvem e ainda ter backups constantes.
Existem várias soluções disponíveis no mercado com custos acessíveis, dependendo do volume são gratuitas. As mais populares no mercado são:
- Google Drive e;
- Dropbox.
A M&O Sistemas conta com a plataforma SMO GED, sistema de gestão inteligente, para empresas que necessitam gerenciar eletronicamente imagens.
3. Utilize um sistema de rastreamento por código
O código de barras condensa várias informações em códigos identificáveis, aumentando o poder de armazenamento de dados e informações. Ele pode ser usado como identificador principal dos arquivos e substituir documentos impressos em algumas situações.
Quando alguém da expedição for conferir os produtos, basta dar um “bip” e enviar a informação para o sistema. Isso evita que ele tenha que imprimir um calhamaço de folhas e sair por aí com uma prancheta dando um “check” nos produtos.
4. Terceirize a gestão de documentos
Embora não reduza o impacto ambiental, terceirizar a gestão dos documentos, aumenta a organização da empresa, melhora a rastreabilidade e segurança dos documentos e ainda otimiza o espaço físico na sua empresa.
Dependendo da situação, pode ser interessante contratar uma empresa para terceirizar a gestão dos documentos, ao contrário do que muitos pensam, esse serviço também atende pequenas empresas. Recomendamos realizar um cálculo de viabilidade e pesquisar fornecedores na sua região.
